Hier bei Polygon hat unser Rechnungsprüfungsdienst einen geschäftigen Start in das Jahr 2012 gehabt. Der Service validiert Frachtrechnungen für eine ständig wachsende Zahl von Kunden.
Die Prüfung von Frachtrechnungen ist bekanntermaßen kompliziert, und unabhängig davon, ob der LSP ein “großer globaler Logistikdienstleister” oder ein “lokaler Held” als Spediteur ist, treten Fehler bei der Frachtabrechnung viel häufiger auf, als Sie vielleicht erwarten.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass eine wöchentliche oder monatliche Frachtrechnung 500 Seiten oder mehr umfasst. Die Papierkopie, wenn Sie sie ausdrucken würden, wäre mehr als 5 Zentimeter hoch! Die manuelle Prüfung dieser Rechnungen ist natürlich sowohl teuer als auch zeitaufwendig. Sie ist aber wahrscheinlich auch nicht gründlich genug, um einige der komplexen Probleme mit überhöhten Rechnungen zu erkennen und zu bewältigen.
Frachtrechnungen können die Frachtkosten und Zuschläge (oder Zubehör) für Hunderte oder sogar Tausende von Sendungen enthalten. Hier sind einige Beispiele für typische Fehler oder Abrechnungsprobleme, die wir regelmäßig in den Frachtrechnungen unserer Kunden “versteckt” finden:
Doppelte Rechnungsstellung:
Dieselbe Sendungsnummer wird doppelt in Rechnung gestellt. Das passiert viel öfter, als Sie vielleicht erwarten, und ist sehr schwer zu identifizieren, wenn nicht sehr gründliche Prüfalgorithmen verwendet werden. Die manuelle Identifizierung von Doppelrechnungen ist praktisch unmöglich.
Falsche Tarife werden verwendet:
Die ausgehandelten Tarife werden nicht für eine Sendung verwendet. Dies kann auf Verzögerungen beim Laden neuer Tarife durch den LSP in sein Abrechnungssystem zurückzuführen sein. Oder sie wurden zwar geladen, werden aber noch nicht korrekt angewendet.
Zuschläge oder zusätzliche Gebühren:
Jeder Beförderer hat eine lange Liste von Zuschlägen, die er als Ausgleich für außergewöhnliche Umstände anwenden darf. Zum Beispiel zusätzliche Handhabung, Out-of-Area oder Adresskorrektur.
Das manuelle Extrahieren und Analysieren dieser Informationen ist arbeitsintensiv und fehleranfällig. Die meisten Unternehmen tun es daher einfach nicht. Auch wenn große Einsparungen erzielt werden können, wenn diese Kosten effizient analysiert und kontrolliert werden.
Wie schlank sind Ihre derzeitigen Prozesse für die Rechnungsprüfung? Prüfen Sie alle Ihre Rechnungen?
Wenn ja, wie machen Sie das? Und wenn Sie über ein System verfügen, wie halten Sie dann die Tarife all Ihrer verschiedenen Carrier auf der ganzen Welt auf dem neuesten Stand?
Der umfassende Rechnungsprüfungsprozess von Polygon basiert auf Ihren zuletzt vereinbarten Tarifen und verwendet Ihre eigenen, intern definierten Geschäftsregeln. Dies ermöglicht eine kosteneffiziente Prüfung von 100% Ihrer Rechnungen und Sendungen und 100% Ihrer Zuschläge. Die akribische Prüfung von Frachtrechnungen auf diesem Detaillierungsgrad ermöglicht es uns, die versteckten Fehler zu finden. Und das kann zu erheblichen Rückforderungen oder sogar zu Änderungen der Betriebsabläufe führen, um diese in Zukunft zu vermeiden.
Wie alle Dienstleistungen von POLYGON ist es einfach zu bedienen und sehr schnell zu implementieren. Es ist so konzipiert, dass es leicht an Ihre bestehenden Geschäftsprozesse angepasst werden kann und dass es schnell angepasst werden kann, wenn sich Ihr Logistiknetz oder Ihre Geschäftsanforderungen ändern.
